今さら聞けない！電話対応で相手に好印象を与える方法３つ

あなたはそんな悩みをお持ちではないですか？

今回は電話対応を格上げするコツとその使用例についてまとめました。

電話対応が苦手な人はこれだけ意識すれば上達する

それでは電話対応を格上げする簡単なコツについてお伝えします。

筆者の経験から実際に試した方法です。

落ち着いてゆっくり話す

それだけ？！という感じですが、ゆっくり話すことで相手に安心してもらうことができ、自分が伝えたいことを頭の中で整理しながら話すことができます。

少し早口になってしまい、どもってしまうような方は今よりもゆっくり話すことを意識してみてください。

相手の言葉を復唱する

相手が『○○商事の佐藤です』と名乗ってきた場合、『○○商事の佐藤様ですね、いつもお世話になっております』などと相手が言った言葉を復唱します。

全部に対して復唱すると変な感じになってしまうので、相手の名前や電話番号、要件など大事な部分について復唱するようにします。

復唱している間にポイントをメモすることができること、相手に対しても内容の確認ができることがメリットです。

クッション言葉を駆使する

『クッション言葉』という言葉を聞いたことはありますか？

具体的には『恐れ入りますが』『あいにく』『お手数ですが』など相手にお願いや反論をするときなどに文のあたまにつける言葉を言います。

例えば…

このように使う言葉のことを言います。

クッション言葉を駆使することで相手に与える印象を柔らかく丁寧にする効果があります。

次に紹介する電話対応あるあるとその対処法で具体的な使い方をマスターしましょう！

ここまでのポイント

1. ゆっくり落ち着いて話す
2. 大事なポイントは復唱する
3. クッション言葉を使って話す

電話対応あるあるとその対処法

ここではよくかかってくる電話の例文とその対応法について紹介します。

同じ苗字の人が同じフロアにいる

復唱とクッション言葉を使っています。

相手に失礼の内容配慮しながら依頼しているのが『あいにく』です。

相手が名乗らない

良く聞こえないのでもう一度言ってほしい

【その他】使えるプラス一言はこちら

自分から電話をかけたときに使える一言

自分から電話を掛けたときに最初に相手の都合を伺う一言です。

『今お電話よろしいでしょうか？』

『お忙しい中、恐れ入りますが…』

いつでも使えるプラス一言

『そちらの手続きについてはあいにく現在はお受けしておりません』

『差し支えなければご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか』

『よろしければ、こちらから折り返しお電話致しますか』

『お手数ですがよろしくお願い致します』

『念のため確認させていただきたいのですが』

クッション言葉にはいろいろな種類がありますが、ここまで紹介した5つを使うだけでかなり言い回しのバリエーションが豊富になります。

一度にたくさん覚えなくてもクッション言葉を最初は一言二言使うだけで相手に好印象を与えるワンランク上の電話対応になります。

今さら聞けない電話対応を格上げするコツ３つ、まとめ

今回は、相手に好印象を与える電話対応の方法をお伝えしました。

最後にこの記事のまとめです。

クッション言葉実用例

• あいにく
• 恐れ入りますが
• 失礼ですが
• 申し訳ありませんが
• 差し支えなければ
• よろしければ
• お手数ですが
• 念のため

最初は一言からでいいので自然と口から出てくるまで実践してみましょう♪