仕事の効率が上がるデスク周りの整理整頓のコツ５つ

整理整頓ができる人とできない人の差

整理整頓って仕事の効率化になるって聞くけど、そんなにメリットがあるの？

と思っているあなたへ。

整理整頓ができる人とできない人ではこんなに差が出てしまいます。

時間の効率化

机の上や引き出しの中が整理できていないと『どこに何があるかわからない』ということが起こります。

探し物をするだけで無駄な時間が過ぎてしまうことに。

例えば…

探し物に1日10分かかる人は1週間で50分、1か月（20日間）で約3時間20分も時間を無駄にしていることに！

仕事のミスを防ぐことができる

整理整頓ができている人は大切な書類を紛失することがありません。

少し先に使う資料なども分かりやすくファイリングしているため、時間が経ってもすぐに取り出すことができます。

反対に、整理整頓をしていない人は大切な資料や契約書を紛失してしまいがちなので、仕事が未処理となり取り返しがつかなくなることも…

ミスのリカバーにも時間を使うのでとても非効率です。

作業効率が上がる

机の上がいつも綺麗な人は新しい仕事が来た時にすぐに取り掛かることができます。

いつも机の上にファイルが平置きされている人は机の上が狭く、作業効率も下がってしまいます。

周りからできる人と思ってもらえる

クリエイティブな仕事の場合は机の上が片付いていなくても仕事ができる人もいると聞きます。

職種によって差はありますが、金融機関のような『ミスが許されない』『書類の紛失は致命的』そんな環境では整理整頓ができているかどうかはその人自身の信頼度に繋がります。

仕事の効率が上がる整理整頓のコツ

いらないものは捨てる

整理整頓を始めるにあたって最初にすべきことは『物を減らす』ということです。

何年も前に参加した研修会の資料、何について書いてあるかわからないメモ…ファイルに挟んだままになっていませんか？

思い切って捨ててしまいましょう！

いるかいらないか分からないものは期限を決めて捨てる

物を減らしていると『これはいつか使うかもしれない』というものが出てきます。

恐らく、この時点で何カ月も何年も使っていないのでは？

心配なようでしたら『1か月後』『半年後』に捨てるなど期限を決めてしばらく猶予期間を作りましょう。期限が来たら捨てることをお忘れなく！

机やキャビネットのファイルは見える化➡よく使う物は手間へ

机やキャビネットの中って、ファイルがたくさん入っていて中で倒れていることはありませんか？

これだと、必要なファイルを探すのに時間がかかってしまいます！

机やキャビネットの中はボックスファイルなどで仕切りを作って倒れないようにしましょう。

また、ファイルをしまう時にはコツがあります。

しまうときのコツ

• よく使うファイルは引き出しの手前へ、使用頻度の低いファイルは奥へ収納する
• 同じカテゴリーのものは近くに配置する

期日管理しなければならないものの置き場所を決める

整理整頓ができていないことが引き起こす事務の未処理…

そんなことが無いように期日の管理はとても大事！

係内で期日管理担当が複数人いればよりリスクは低くなりますが、自分しか把握していないようなものってありますよね。

そんな時は、A3サイズくらい大きなファイルで期日管理すると便利です。

A4よりもA3がおすすめな理由はその存在感です（笑）

また、A3サイズに入れておけば少し量の多い資料やA4のクリアファイルに資料を入れたままファイリングできるところが便利♪

少し先に処理しなければならないものを日付順に入れておき、処理するとき・完了の確認ができたときに抜き出すことを徹底します。

ポケットの数が多すぎると書類を失くしますので20ポケットくらいが使いやすいです。

毎朝、随時、夕方と1日の中で何度か確認する習慣を作ります。

使い方のコツをまとめると次の通りです。

期日管理用ファイルの使い方

• サイズはA3、タテ、20ポケットくらいのファイルがおすすめ
• 少し先に処理するものを処理日が近い順に入れておく（大きな付箋に処理日を書いて貼っておくと尚良い）
• 毎朝確認するほか、1日の中で随時確認する癖をつける

ファイルの整理に工夫を

書類の量に応じたファイルを選ぶ

『紙のファイルに書類がパンパンに入っている』

『たくさん入れすぎてファイルを落とした瞬間書類がバサッと外れてしまった』

こんな経験はありませんか？

書類の量に合わせてファイルを新しいものに変えるとストレスが少なくなりますよ。

よく使うもの、長く使うものはPPファイルがおすすめ

紙のフラットファイルは低コスパなので、どの事業所でもよく使いますよね。

弱点は耐久性に欠けること。

毎年使い回すファイルや、1日に何度も使うファイル、複数人で共有するようなファイルは紙ではなくPP（プラスチック製）のファイルがおすすめです。

インデックスやクリヤーブックを活用

整理整頓はファイルに綴るだけでは終わりません。

ファイルの中でも迷子にならない工夫をするだけで仕事の効率は上がります。

インデックスで分類したり、必要に応じてクリアポケットに書類を入れておくと使いやすいです。

＼仕事ノートの作り方／

整理整頓で仕事の効率を上げる（まとめ）

今回は整理整頓のコツとして次のことをまとめました。