定時に仕事が終わらない人の特徴は？ミスを減らして時間を生み出す方法

この記事ではいつも仕事が定時に終わらない人の特徴と時間を生み出すコツや仕事のもれを防ぐためのコツをお伝えしたいと思います♪

いつも定時に仕事が終わらない人の特徴とは？

筆者が考える前倒しで仕事することを苦手とする人、いつも定時に仕事が終わらない人の特徴は次の通りです。

いくつか当てはまる方は今日から段取り術を試してみることをおすすめします♪

日次・月次・年次でやることリストを作成しスケジュールを把握する

１日の中で必ず確認しなければならないことを時系列に書き出す

1日の仕事でルーティーン化しているものってありませんか？

例えば●時までに照会をとる、●時までに確認事項を終わらせるなど。

決まった時間に必ず仕事が終わっているか確認できるチェックリストをつくると仕事のもれを防ぐことができます。

月間スケジュールを把握する

毎月決まった仕事について期日の把握とToDoリストを作ると仕事が見える化するため、逆算して仕事を進めることができます。

年間スケジュールを把握する

年に１度しかない仕事や半年に１回しかない仕事など、毎月やっていない仕事は未処理になりがち。

月間と同様に年間のスケジュールに合わせたToDoリストをつくり、仕事のもれを防止します。

仕事が立て込むといつものルーティーンができなくなることもあります。

『こんなことまで？』と思う項目でも最低でもやっておくべき仕事をチェックリストにより見える化しておくといざというときに役に立ちますよ♪

また、月間スケジュールと年間スケジュールは期日の把握をすることで、そこから逆算していつまでに取り掛からなければならないかを明確にできるメリットがあります。

ここまでのポイント

• 年次、月次、日次のやるべき仕事をチェックリストにしておく
• 期日の把握をすることで逆算していつまでに取り掛かるべきか明確にする

整理整頓と前倒しの仕事をする

探し物に時間を使わないよう整理整頓したり、よく使うファイルは引き出しの手前に入れたりすることも効率化になります。

これはわからない仕事を調べる時間の短縮になりますし、物理的に手を早く動かすことにつながります。

そして、大切なのは前倒しで仕事をすること！

少しでも時間に余裕ができたら次の仕事段取りをしておき、あとでバタバタ調べなくてもいい状態にしておきます。（ときには手を止めて休憩したくなりますが。笑）

また、期日よりも早めに処理できるものは早く取り掛かり期日ギリギリにやらない。

これは結果的に心の余裕と時間の余裕をつくります♪

ここまでのポイント

• 整理整頓で無駄な動作を削減、時間の節約をする
• 前倒しで仕事をすることで時間と心の余裕（余白）を生みだす

早めにとりかかる、早めにできないときはすぐに書きとめる

仕事をしているとやるべきことが次から次へと出てくるため、仕事を溜めてしまうと指示されたことが後回しになり、処理し忘れてしまうということが起こります。

それを防ぐために指示されたことは早く取り掛かる、すぐにできない場合は手元にToDoリストを置いてすぐに書き留めて忘れないようにしましょう♪

手元のToDoリストにいくつか仕事が溜まっていたら優先度の高いものやすぐに終わりそうなものから消していきます。

ここまでのポイント

• 指示されたことはなるべく早く取りかかる
• すぐにできない場合は忘れないように手元のToDoリストに書く
• 優先順位をつけて仕事をする

仕事量をコントロールする

突発的なトラブルなどにすぐに対処するためにはいつも仕事を１００％～１２０％抱えているような状況では回りません。

できるときに早めに仕事を進めておくことで常に８０～９０％の仕事量になるよう意識し、残りの1０～2０％で突発的なことに対応できる心の余裕を保てるように心がけます。

最後まで読んでいただきありがとうございました！

段取りしなくても素早い判断力と高い処理能力を持つ人は必ずと言っていいほどいます。（うらやましい！！）やり方には合う・合わないがありますので、あなたのやり方に合いそうなものがあれば実践してみてくださいね♪

段取り術を取り入れることでほんの少しでもあなたの役に立てたなら幸いです。